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Unidad 8. Avanzado: Bloques de creación: El Autotexto


Si utilizamos Word en el trabajo nos daremos cuenta de que solemos repetir una y otra vez parte del contenido en distintos documentos; ya sea la firma, los datos de contacto comercial o las típicas frases de cortesía de las cartas (Atentamente, Reciba un cordial saludo, etc.). Estos datos no están fijos en un determinado lugar ni son únicamente para un determinado tipo de documentos, sino que es texto frecuente que se va introduciendo en distintos contextos.
Un autotexto es precisamente eso: un texto ya preparado que insertamos en nuestro documento con un sólo clic y que agiliza nuestro trabajo.
El texto no está a priori en el documento, sino que encontramos un botón que nos permite incluirlo desde la cinta de opciones. Esta opción Autotexto la encontraremos en la pestaña Insertar > grupo Texto > Elementos rápidos. Veremos que se despliega un submenú para escoger el que necesitamos. Al hacer clic en él se insertará allí donde tengamos el punto de inserción.
Conviene recalcar que, a pesar de su denominación, también admite imágenes.

Crear autotexto

Con la instalación de Word vienen incluidos un par de ejemplos de autotexto, pero lo interesante de esta opción es obviamente crear nuestros contenidos personalizados.
  1. Para hacerlo, redactamos el contenido normalmente y lo seleccionamos. En el ejemplo vamos a crearlo con un texto y una imagen.
    Selección
  2. Luego, vamos a Insertar > Elementos rápidos > Autotexto y escogemos Guardar selección en galería de autotexto.

3. Se abrirá un cuadro de diálogo donde deberemos especificar varios parámetros.
- El nombre con el que se guardará y su descripción, así como la forma en que se insertará.
- La galería, que de forma predeterminada será Autotexto, aunque desde aquí podríamos decidir si queremos guardarlo como tabla, como pie de página, marca de agua o cualquiera de los tipos de contenidos personalizables (o bloques de creación) que admite Word en su galería.
- La categoría, que en principio será siempre General ya que es la única por defecto, pero que podemos cambiar. Por ejemplo, podríamos tener una categoría Cartas y dentro todos los autotextos típicos de cartas, otro para partes de inicidencias, facturas. Se pueden crear nuevas categorías desde el propio desplegable.
- La opción Guardar en es la que permite que utilicemos el elemento en posteriores documentos, porque Normal.dotm es la plantilla base que se utiliza como referencia para todos los nuevos documentos. Desde luego podríamos guardarlo en una plantilla distinta.

Organizador de bloques de creación

Los contenidos personalizados que guardamos en Word para utilizarlos en posteriores documentos, como puede ser un autotexto, se gestionan desde el Organizador de bloques de creación. Lo podemos iniciar desde el propio menú de Elementos rápidos, seleccionando esa la opción.
Se abrirá una ventana donde veremos el listado de todos los bloques de creación, incluidos los que existen de forma predeterminada.
Se incluyen columnas con las propiedades que hemos visto en el apartado anterior: su tipo, categoría, la plantilla en que se han guardado, su descripción, etc.
 Para modificarlas seleccionamos un elemento y hacemos clic en Editar propiedades. Lo haremos desde un cuadro de diálogo idéntico al que acabamos de ver.
 En caso de que hubiese contenido seleccionado en el documento, podríamos utilizar el botón Insertar para incluirlo en el organizador como un elemento rápido más.
 Y si lo que queremos hacer es eliminarlo, lo seleccionaremos en el listado y pulsaremos Eliminar.
En la zona derecha veremos una vista previa del elemento seleccionado que nos ayudará a saber si estamos trabajando con el elemento adecuado en todo momento.

Practícalo

Te recomendamos que pruebes a crear un autotexto en un documento en blanco. No será necesario que modifiques ninguna propiedad, simplemente fíjate en el nombre para saber identirficarlo y guárdalo. Abre el organizador para comprobar que aparece en la lista y cierra el documento sin guardar los cambios.
Aunque no hayas guardado nada, el elemento se ha incluido en la plantilla base, así que lo interesante sería que lo comprobaras: Crea un nuevo documento vacío. Verás que, a pesar de no haber guardado los cambios encuentras el autotexto en Insertar > Elementos rápidos > Autotexto.

Unidad 6. Avanzado: Crear un tema personalizado


La utilidad de los temas es incuestionable. La capacidad de cambiar el aspecto de un documento radicamente con un único clic facilita mucho el trabajo. Pero en ocasiones, los temas predefinidos no se adaptarán a nuestras necesidades. En ese caso nos puede interesar crear un tema personalizado.
Para hacerlo, lo primero es ir a la pestaña Diseño de página > grupo Temas > opción Temas. Seleccionamos el tema más cercano a lo que queremos conseguir, ya que sus colores, fuentes y efectos nos proporcionarán un aspectó básico sobre el cual iremos realizando las modificaciones.

 A continuación, deberemos pulsar el botón Colores.
Se mostrarán los colores de cada uno de los temas predeterminados. Pero en este caso no queremos ninguno de ellos, así que hemos de pulsar la opción Crear nuevos colores del tema. Se abrirá una ventana como la siguiente:
En ella se mostrarán los colores del tema que hemos elegido al principio. en nuestro caso el tema Office. Lo único que deberemos hacer es ir cambiando cada uno de los colores para definir cuál utilizar en cada caso. En la zona de la derecha iremos viendo una vista previa del resultado.
Al finalizar, le damos un Nombre desde la caja de la zona inferior y pulsamos Guardar. De este modo, crearemos una nueva paleta de colores que se incluirá en el listado, dentro de la categoríaPersonalizados que antes no existía. Los colores personalizados se pueden, en caso de que queramos realizar alguna modificación, editar. También se pueden eliminar. Lo haremos desde su menú contextual, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre ellos y eligiendo la opción correspondiente. Los colores Predeterminados en cambio no pueden sufrir alteraciones ni se podrán eliminar.
 
Ten en cuenta que la paleta de colores personalizada se guarda como entidad propia y no como parte de un tema en concreto. Esto implica que podrías utilizar la misma en varios temas personalizados en que los colores serían los mismos, pero las fuentes y los efectos no, por ejemplo.

Unidad 4. Avanzado: Cambiar carpeta predeterminada al guardar




Para cambiar la carpeta predeterminada que aparece en el comando Guardar como... debemos ir a la pestaña Archivo, y hacer clic en el botón Opciones.
Se abrirá un cuadro de diálogo en el que seleccionaremos la categoría Guardar, donde aparecerán las opciones a modificar.
Aquí debemos seleccionar la carpeta que queremos que aparezca de forma predeterminada cuando pulsemos Guardar. Lo haremos cambiando la Ubicación de archivo predeterminada, desde su correspondiente botón Examinar situado a su derecha.
Se abrirá el cuadro de diálogo Cambiar posición. Sitúate dentro de la carpeta que quieras utilizar para guardar la mayoría de documentos y pulsa Aceptar.

Observarás que la ruta de la carpeta de ubicación ha cambiado. Pulsa Aceptar en la ventana de Opciones de Word para conservar el cambio.

Unidad 1. Avanzado: Otras formas de arrancar Word


A continuación vamos a ver más formas de arrancar Word2010. Seguro que, de entre todas ellas, hay alguna que se adapta mejor a tu forma de trabajar o que te resulta más cómoda.

Crear acceso directo en Escritorio

Para crear un icono en el escritorio desde el que podamos arrancar Word hay que situarse como se ve en la imagen.

Para ello hacer clic sobre el botón Inicio Botón inicio se despliega un menú como el de la parte izquierda de la imagen inferior, y al colocar el cursor sobre Todos los programas, 
aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador como vemos en la parte derecha imagen inferior, buscar Microsoft Office Word 2010 
y hacer clic sobre él con el botón secundario del ratón y seleccionar la opción Enviar a, y en la ventana que se abrirá elegir Escritorio (crear acceso directo).
Esto hará que aparezca un icono icono Word que nos permite arrancar Word desde el escritorio.
Este acceso directo funciona como una llamada al programa en su lugar de origen. Puedes cambiarlo de lugar para disponer de él allá donde te parezca, no tiene por qué estar necesariamente en el escriorio, como veremos a continuación.

Desde la barra de tareas de Windows

Si queremos que aparezca un icono para arrancar Word desde la barra de tareas, basta con repetir los pasos anteriores hasta que aparezca el nuevo acceso directo en el escritorio con el nombre Microsoft Word(2) (o bien mover el acceso ya existente) y entonces arrastrar el icono hasta la barra de tareas.
En versiones más actuales de Windows esto no es posible, porque se ha eliminado la barra de acceso rápido para dar lugar al sistema de anclajes que veremos a continuación.

Anclar al menú Inicio o la barra de tareas

Para que aparezca un icono de Word en el menú que se muestra nada más pulsar Inicio, sin necesidad de buscarlo en Todos los programas, debemos buscar en el menú la opción Microsoft Office Word 2010 como siempre y hacer clic sobre él con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Anclar al menú inicio.
También puedes elegir desde el menú contextual la opción Anclar a la barra de tareas, si quieres que el programa contenga un acceso rápido en la barra de tareas.

Inicio automático al encender el ordenador

Si queremos Word se inicie al encender el ordenador, deberemos situar su acceso directo en la carpeta de inicio.
Para abrir la carpeta inicio:
  1. Abre el menú inicio, todos los programas y localiza la carpeta inicio.
  2. Haz clic con el botón derecho sobre ella y elige Explorar en el menú contextual.
Menú contextual - Explorar
Una vez se abra la ventana con el contenido de la carpeta inicio, arrastra hasta su interior el acceso directo de Word que previamente hayas creado en tu escritorio.
Una vez se abra la ventana con el contenido de la carpeta inicio, arrastra hasta su interior el acceso directo de Word que previamente hayas creado en tu escritorio.

Unidad 2. Avanzado: Personalizar Barra de Acceso Rápido Microsoft Word 2010


La barra de herramientas de acceso rápido normalmente incorpora por defecto los botones Guardar, Deshacer y Rehacer. Pero esto lo podemos personalizar agregándole o quitándole los botones que deseemos.
Al hacer clic sobre el botón derecho de la barra, se muestra un listado de los comandos más comunes que puedes añadir a la barra. Haz clic en Más comandos para añadir otros.
Se abrirá un cuadro de diálogo que veremos a continuación.
 Otras formas de acceder al cuadro de personalización:
- Desde Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rápido.
- O desde el menú contextual de la propia barra (al que accederás haciendo clic con el botón secundario sobre ella), seleccionando Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido.

Agregar y quitar botones

 Para agregar un botón:
Los botones que se quieren agregar, pueden seleccionarse de la lista de la izquierda. Los botones disponibles se agrupan en listas, de modo que debemos seleccionar una opción del desplegable superior para cambiar de una lista a otra. Por defecto se mostrarán los Comandos más utilizados.
En el listado que hay justo bajo el desplegable, selecciona el comando que te interese y pulsa Agregar. Aparecerá entonces en el listado de la derecha que indica los comandos que hay actualmente en la barra.
El nuevo botón siempre se colocará en última posición, lo que supone que en la barra estará a la derecha del resto. Con los botones de subir y bajar nivel , se puede cambiar su posición de forma que los botones estén en el orden que queramos.
 Para quitar botones:
- Selecciona el botón en el listado de la derecha y pulsa el botón Quitar.
- O bien, pulsa el botón Restablecer que hay justo debajo de la lista. De esta forma, no sólo quitarás el botón seleccionado, sino que dejarás la barra con los botones predeterminados: Guardar,Deshacer y Rehacer.
VÍDEO: PERSONALIZAR LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO
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