Unidad 8. Diseño de página

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8.1. Configurar página

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papel que luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes los cuales no podemos sobrepasar.
Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página, donde también podremos encontrar herramientas para seleccionar la Orientación,Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones.
Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados. Si ninguno nos sirve, podremos definir unos desde la opción Márgenes Personalizados.
También es conveniente especificar el tamaño del papel que vamos a utilizar en la impresión. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel.

Tanto si escogemos la opción de personalizar, como si pulsamos el pequeño botón de la esquina inferior derecha del grupo Configuración de página, veremos la siguiente ventana:
 En la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los centímetros deseados en cada campo: Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. También el de Encuadernación, que es un espacio adicional reservado para encuadernar las hojas.
- Posición del margen interno. Aquí indicaremos en qué posición vamos para aplicar el margen de encuadernación.
- Orientación. Indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal (también llamada apaisada).
- Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrará claramente en qué consisten.
- En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dará una idea bastante aproximada de cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño de la página.
- Si pulsamos el botón Establecer como predeterminado, los valores actuales serán los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos.
 En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar en la impresora: A4, Carta, etc. y también la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de que tenga más de una.
 En la pestaña Diseño fijaremos la posición de Encabezados y pies de página. Hemos dicho que fuera de los márgenes no se puede escribir, pero hay una excepción; los encabezados y pies de página se escriben en la zona de los márgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los márgenes.
Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera línea del encabezado.
Pie de página: diremos los cm. que deben quedar entre la última línea del pie de página y el borde inferior de la página.
Para apreciar el efecto global de los márgenes en nuestro documento debemos visualizarlo con la vista de Diseño de impresión.
Si no estás seguro de estar visualizándolo así, selecciona la opción en la pestaña Vista. Esta imagen es un ejemplo de vista Diseño de impresión de un documento con encabezado y pie de página.
Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona más oscura que indica el tamaño de los márgenes.
También se puede ver como la línea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y la línea del pie de página queda dentro del margen inferior.
 Desde esta vista también se pueden modificar los márgenes. Para modificar el margen superior basta colocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona más oscura que identifica el margen, y cuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posición del margen.
Para el resto de los márgenes repetir la operación, pero poner especial cuidado en el margen izquierdo para no mover los iconos de sangrías que están también en la misma zona.

8.2. Encabezados y pies de página



Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc.
El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener los números de página.
Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar.
Se mostrará una nueva pestaña, Herramientas para encabezado y pie de página > Diseño, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles:
Observa que ha aparecido el Encabezado delimitado por una línea punteada y con los elementos que lo contienen en modo edición:
Encabezado y pié de página
Ahora podemos teclear el encabezado y, si lo creemos conveniente, insertar numeración de página, fechas o cualquier otro elemento de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuación. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página, a la derecha de la cinta.
Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.
Veamos ahora con detalle las opciones del grupo Insertar.
 Elementos rápidos. Permite, desde la opción Propiedad del documento, escoger distintos elementos de un listado desplegable. En ocasiones esta opción ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un sólo clic el autor del documento o la fecha.
La opción de Elementos rápidos también está disponible directamente en la pestaña Insertar, pero se incluye en la de Diseño de los encabezados y pies de página porque es una herramienta muy útil en este tipo de ocasiones. De hecho, el elemento Autotexto es uno de los que más se prestan a la personalización para mejorar la comodidad de la redacción en Word. Así que probablemente lo utilizarás más a menudo desde la pestaña Insertar directamente. Con él podemos insertar rápidamente párrafos completos y demás contenido que solemos repetir constantemente con un sólo clic, como cabeceras o despedidas en las cartas. Para aprender más sobre el Autotexto puedes leer el siguiente avanzado. Básico
  Inserta una imagen o foto guardada en el disco.
  Inserta imágenes prediseñadas.
 Inserta la fecha y/o la hora del sistema en el formato que se seleccione. Si no sabes lo que es la fecha del sistema, visita el siguiente básico. Básico

En la pestaña Diseño también encontraremos el siguiente grupo de opciones:
 Primera página diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para la primera página. Esta opción está pensada por ejemplo, para cuando la primera página es la portada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el número de la página.
 Páginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferente para las páginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el número de página se imprime a la izquierda en las páginas impares y en las páginas pares imprimirlo a la derecha.

 Para practicar estas operaciones puedes realizar este ejercicio paso a paso: Crear encabezado de página

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Unidad 8. Ejercicio: Crear encabezado de página

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En este ejercicio practicaremos cómo aplicar un encabezado de página a cada una de las hojas de nuestro documento.
  1. Abre el archivo Unidad 1.
  2. Sitúate en la página 2. Asegúrate de que el punto de inserción está en ella y que no estás simplemente visualizándola.
  3. Haz clic en la pestaña Insertar y luego en la herramienta Encabezado. En el menú que se muestra, escoge la primera opción, que es el encabezado en blanco.
  4. En la zona superior de la hoja aparecerá un cuadro para introducir el texto en él. Escribe www.aulaclic.es y escoge en la ficha Inicio la alineación centrada (o pulsa CTRL+T).
  5. Pulsa el botón Cerrar encabezado y pie de página de la ficha Diseño de la cinta.
  6. Sitúate en la página 1, que corresponde a la portada del documento y observa que no contiene encabezado. Luego, ve bajando página por página (por ejemplo con CTRL+Av Pag) para observar que el resto sí que tienen.
    Al haber insertado una portada con las herramientas de Word (en anteriores ejercicios lo hicimos de esa forma), el sistema sabe que hay que tratar esta página de un modo especial. Esa es la razón por la cual no se inserta el encabezado en ella.
  7. Cierra el documento guardando los cambios.

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Unidad 8. Básico: Fecha del sistema

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En la zona inferior derecha, dentro del área de notificación de la barra de tareas encontramos un reloj. A este reloj lo denominamos fecha de sistema.
Más allá de ser un simple reloj informativo, la fecha de sistema es la referencia temporal que tiene nuestro equipo. Cuando creamos documentos, por ejemplo, el ordenador guarda en qué fecha fueron creados o modificados por última vez, por ello es importante tenerla correctamente configurada. De esta forma podremos saber cuándo modificamos por última vez un archivo o cuál es el más reciente, ordenarlos por fecha, etc.
Podemos situar el cursor sobre la hora y esperar unos segundos para que aparezca la fecha completa, que incluirá el día de la semana.
Es importante mantener la fecha y hora del sistema bien configuradas. Normalmente haciendo clic o doble clic sobre ella podremos acceder a su configuración. No entraremos en detalle, ya que dependiendo de tu sistema operativo, la forma puede variar ligeramente.
En general, podrás modificar el meridiano por el cual nos guiamos, además de la fecha y la hora.

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Unidad 8. Avanzado: Bloques de creación: El Autotexto

10:53 Scrollalex1 0

Si utilizamos Word en el trabajo nos daremos cuenta de que solemos repetir una y otra vez parte del contenido en distintos documentos; ya sea la firma, los datos de contacto comercial o las típicas frases de cortesía de las cartas (Atentamente, Reciba un cordial saludo, etc.). Estos datos no están fijos en un determinado lugar ni son únicamente para un determinado tipo de documentos, sino que es texto frecuente que se va introduciendo en distintos contextos.
Un autotexto es precisamente eso: un texto ya preparado que insertamos en nuestro documento con un sólo clic y que agiliza nuestro trabajo.
El texto no está a priori en el documento, sino que encontramos un botón que nos permite incluirlo desde la cinta de opciones. Esta opción Autotexto la encontraremos en la pestaña Insertar > grupo Texto > Elementos rápidos. Veremos que se despliega un submenú para escoger el que necesitamos. Al hacer clic en él se insertará allí donde tengamos el punto de inserción.
Conviene recalcar que, a pesar de su denominación, también admite imágenes.

Crear autotexto

Con la instalación de Word vienen incluidos un par de ejemplos de autotexto, pero lo interesante de esta opción es obviamente crear nuestros contenidos personalizados.
  1. Para hacerlo, redactamos el contenido normalmente y lo seleccionamos. En el ejemplo vamos a crearlo con un texto y una imagen.
    Selección
  2. Luego, vamos a Insertar > Elementos rápidos > Autotexto y escogemos Guardar selección en galería de autotexto.

3. Se abrirá un cuadro de diálogo donde deberemos especificar varios parámetros.
- El nombre con el que se guardará y su descripción, así como la forma en que se insertará.
- La galería, que de forma predeterminada será Autotexto, aunque desde aquí podríamos decidir si queremos guardarlo como tabla, como pie de página, marca de agua o cualquiera de los tipos de contenidos personalizables (o bloques de creación) que admite Word en su galería.
- La categoría, que en principio será siempre General ya que es la única por defecto, pero que podemos cambiar. Por ejemplo, podríamos tener una categoría Cartas y dentro todos los autotextos típicos de cartas, otro para partes de inicidencias, facturas. Se pueden crear nuevas categorías desde el propio desplegable.
- La opción Guardar en es la que permite que utilicemos el elemento en posteriores documentos, porque Normal.dotm es la plantilla base que se utiliza como referencia para todos los nuevos documentos. Desde luego podríamos guardarlo en una plantilla distinta.

Organizador de bloques de creación

Los contenidos personalizados que guardamos en Word para utilizarlos en posteriores documentos, como puede ser un autotexto, se gestionan desde el Organizador de bloques de creación. Lo podemos iniciar desde el propio menú de Elementos rápidos, seleccionando esa la opción.
Se abrirá una ventana donde veremos el listado de todos los bloques de creación, incluidos los que existen de forma predeterminada.
Se incluyen columnas con las propiedades que hemos visto en el apartado anterior: su tipo, categoría, la plantilla en que se han guardado, su descripción, etc.
 Para modificarlas seleccionamos un elemento y hacemos clic en Editar propiedades. Lo haremos desde un cuadro de diálogo idéntico al que acabamos de ver.
 En caso de que hubiese contenido seleccionado en el documento, podríamos utilizar el botón Insertar para incluirlo en el organizador como un elemento rápido más.
 Y si lo que queremos hacer es eliminarlo, lo seleccionaremos en el listado y pulsaremos Eliminar.
En la zona derecha veremos una vista previa del elemento seleccionado que nos ayudará a saber si estamos trabajando con el elemento adecuado en todo momento.

Practícalo

Te recomendamos que pruebes a crear un autotexto en un documento en blanco. No será necesario que modifiques ninguna propiedad, simplemente fíjate en el nombre para saber identirficarlo y guárdalo. Abre el organizador para comprobar que aparece en la lista y cierra el documento sin guardar los cambios.
Aunque no hayas guardado nada, el elemento se ha incluido en la plantilla base, así que lo interesante sería que lo comprobaras: Crea un nuevo documento vacío. Verás que, a pesar de no haber guardado los cambios encuentras el autotexto en Insertar > Elementos rápidos > Autotexto.

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Unidad 7. Estilos

10:24 Scrollalex1 0

7.1. Introducción

Los estilos sirven para indicar a cada elemento del texto cuál es su función en el mismo, o cuál es su naturaleza.
Por ejemplo, existe el estilo Título 1, y el estilo Título 2. Los números no son simples formas de diferenciar uno de otro, sino que denotan una jerarquía. El Título 1 será el título principal, y elTítulo 2 será un título situado a un nivel inferior. Por lo tanto, no iríamos desencaminados si decimos que los estilos ayudan a definir la estructura del documento.
Además, los estilos incluyen un formato que se aplicará al texto y que cambiará aspectos como su color, su tamaño o la distancia que mantendrá con los elementos colindantes. Podremos escoger entre los formatos predeterminados, o crear uno personalizado.
 Los encontraremos en la pestaña Inicio > grupo Estilos de la cinta.
Utiliza los botones arriba y abajo del lateral derecho, y el desplegable  para ver todos los estilos disponibles.

 También puedes mostrar el Panel de estilos haciendo clic en el botón del extremo derecho inferior del grupo Estilos o pulsando la combinación de teclas CTRL+ALT+MAYÚS+S.
Mostrar Panel Estilos
La principal diferencia a primera vista es que los estilos no mostrarán una vista previa de su formato como lo hacen en la cinta. Si queremos que así sea, deberemos activar la casilla inferior Mostrar vista previa.
Iremos viendo más diferencias y opciones del panel a lo largo del tema.

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Unidad 6. Formato del documento

10:16 Scrollalex1 0

Cuando hablamos del formato de un documento nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con su aspecto, con la forma de presentarlo. El contenido en sí seguirá siendo el mismo.
La presentación del documento es importante. No sólo por elegancia, sino también para facilitar y motivar su lectura. Afortunadamente, Word facilita mucho esta tarea y con poco trabajo se consiguen resultados espectaculares.
En esta unidad veremos las herramientas que nos ayudarán a dar cierto diseño, de las más generales a las más específicas:
  • Aprenderemos a aplicar un tema.
  • Luego a incluir una portada y cambiar el color de página.
  • A modificar el formato del texto.
  • Y el de los párrafos.
Además, también veremos cómo utilizar las tabulaciones para mejorar la maquetación del documento y cómo copiar el formato de un texto a otro.

6.1. Los temas

Al utilizar los temas es cuando nos percatamos de la importancia y utilidad de los estilos, que introdujimos en el tema 3 de edición básica.
Como recordarás, al definir cada texto con un estilo desde la pestaña Insertar > grupo Estilos, indicamos a Word qué parte es un título, qué parte un subtítulo y cuál es el párrafo que compone el cuerpo, entro otros elementos. Es decir, a través de la aplicación de estilos, definimos la estructura del documento.
Un tema es la aplicación de distintos formatos sobre cada uno de los estilos y elementos que componen el documento. En un tema, por ejemplo, se define que todos los títulos serán de un determinado color, con un determinado tamaño y una determinada tipografía. Y así con todos los estilos. De este modo que no importa lo extenso que sea el documento, porque si hemos aplicado correctamente los estilos se cambiará su formato por completo con un único clic.
Existen varios temas predeterminados, puedes aplicarlos desde la pestaña Diseño de página > grupo Temas > opción Temas.

Por defecto se utiliza el tema Office, pero ya ves que dispones de una larga lista de opciones (observa que puedes ver más bajando la barra de desplazamiento).
 Además, si no hay ninguno que se ajuste a tu gusto, puedes crear temas personalizados.
La forma de hacerlo es sencilla, debemos elegir el tema que más se aproxime a lo que buscamos, y utilizar los botones Colores,Fuentes y Efectos que hay junto al botón Temas.
Desde dichos botones aparecen listadas las combinaciones ya utilizadas en otros temas. De este modo, podríamos, por ejemplo, dejar seleccionado el tema principal Office, pero añadirle la combinación de colores del tema Austin, la combinación de fuentes del temaChincheta y los efectos del tema Ejecutivo. Con esta mezcla habríamos creado un nuevo tema que podríamos conservar para futuros proyectos pulsando el botón Guardar tema actual....
¿Y por qué debemos coger combinaciones de temas ya existentes en vez de especificarlos nosotros?
La respuesta es sencilla: para simplificar. En realidad es posible personalizar al completo el tema, si quieres ver cómo hacerlo te recomendamos que visites el siguiente avanzado Avanzado.

 Para practicar la teoría te aconsejamos realizar este ejercicio paso a paso: Aplicar un tema

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